1. Cài đặt và khởi chạy lần đầu
Workio là ứng dụng Android miễn phí. Cài đặt từ Google Play và mở — không tài khoản, không trình hướng dẫn cài đặt. Cho phép thông báo nếu bạn muốn nhắc sao lưu và tóm tắt hàng tuần. Workio hoạt động ngoại tuyến cho tất cả các tính năng cốt lõi.
2. Hồ sơ doanh nghiệp
Trước khi phát hành tài liệu đầu tiên, hãy điền hồ sơ doanh nghiệp sẽ xuất hiện trên mọi PDF — tên, địa chỉ, mã số thuế, IBAN, logo. Mở menu bên → Doanh nghiệp → Doanh nghiệp mới. Chọn kiểu PDF mặc định (Cổ điển, Hiện đại, Gọn, Có màu). Với Pro bạn quản lý nhiều doanh nghiệp.
3. Khách hàng
Workio duy trì sổ địa chỉ khách hàng cục bộ — tên, địa chỉ, mã số thuế, email, điện thoại. Mở Khách hàng → Khách hàng mới, hoặc nhập từ danh bạ điện thoại (hộp thoại cho phép chọn trường nào để sao chép mà không ghi đè giá trị hiện có).
4. Sản phẩm và dịch vụ
Danh mục Sản phẩm và dịch vụ là danh sách dòng có thể tái sử dụng — tên, đơn giá, thuế suất, danh mục tùy chọn. Sử dụng để không phải nhập lại cùng các dòng trên mỗi tài liệu. Khi tạo tài liệu, nhấn biểu tượng danh mục trên mỗi dòng để lấy mục đã lưu.
5. Tạo tài liệu
Workio hỗ trợ 12 loại: báo giá, proforma, hóa đơn (PDF chung), giấy báo có, biên lai, nhắc thanh toán, hợp đồng, phiếu giao hàng, đơn đặt hàng, bảng giá, báo cáo chi phí, sao kê. Trên màn hình chính nhấn +, chọn loại, doanh nghiệp phát hành, khách hàng, thêm dòng, nhấn Xem trước hoặc Chia sẻ. Quan trọng: Workio tạo PDF thương mại phi thuế — KHÔNG tạo hóa đơn điện tử tuân thủ (SdI Ý, Factur-X Pháp, NAV Hungary, v.v.). Hãy dùng nền tảng hóa đơn điện tử của bạn cho việc đó.
6. Từ báo giá đến hóa đơn
Quy trình điển hình: bạn gửi báo giá, được chấp nhận, chuyển nó thành proforma hoặc hóa đơn mà không cần nhập lại. Mở báo giá được chấp nhận → biểu tượng Chuyển đổi → chọn loại đích. Tất cả các dòng, tổng số, khách hàng và ghi chú đều được sao chép. Bản gốc được đánh dấu Đã chấp nhận và giữ liên kết với tài liệu mới.
7. Mẫu PDF và thương hiệu
Workio đi kèm hơn 100 mẫu PDF trong bốn loại: Cổ điển, Hiện đại, Gọn, Có màu. Chọn mặc định cho từng doanh nghiệp; ghi đè theo từng tài liệu khi muốn diện mạo khác. Trong xem trước PDF nhấn Đổi kiểu. Biểu tượng ổ khóa đánh dấu các mẫu chỉ dành cho Pro. Logo, chữ ký, IBAN và liên kết thanh toán được lấy từ hồ sơ doanh nghiệp — thay đổi thương hiệu được lan truyền tự động.
8. Chữ ký khách hàng
Đối với báo giá và hợp đồng, khách hàng có thể ký trực tiếp trên màn hình điện thoại. Hình ảnh chữ ký được nhúng vào PDF cuối cùng. Mở tài liệu, nhấn Ký, khách hàng vẽ, bạn nhấn Lưu. Trạng thái chuyển thành Đã ký với dấu thời gian. Đây là xác nhận điện tử đơn giản — không phải chữ ký eIDAS đủ điều kiện.
9. Thanh toán và nhắc nhở
Theo dõi thanh toán một phần và toàn bộ đối với bất kỳ tài liệu nào có tổng. Mở tài liệu → Thanh toán → Thanh toán mới: số tiền, ngày, phương thức. Khi tổng đạt đến tổng số, Workio tự động đổi trạng thái thành Đã thanh toán. Đối với hóa đơn quá hạn, tạo Nhắc Thanh toán — Workio điền nội dung với số, số tiền và ngày đến hạn ban đầu.
11. Tài liệu định kỳ
Đối với hóa đơn hàng tháng, đơn đặt hàng định kỳ hoặc phiếu giao hàng hàng tuần, hãy thiết lập định kỳ. Workio sẽ tạo bản nháp mới theo nhịp đã cấu hình. Mở tài liệu cần lặp lại → biểu tượng Lặp lại → chọn nhịp (hàng tuần, hàng tháng, hàng năm) và ngày bắt đầu/kết thúc. Mỗi bản nháp được tạo xuất hiện trên Màn hình chính với huy hiệu 'Từ định kỳ' để bạn có thể xem lại trước khi gửi.
12. Sao lưu và khôi phục
Workio lưu mọi thứ trên điện thoại của bạn. Bảo vệ khỏi mất hoặc đặt lại bằng bản sao lưu được mã hóa. Thủ công: Cài đặt → Sao lưu và khôi phục → Xuất, chọn đích (Drive, Tệp, USB) và mật khẩu mạnh. Bản sao lưu là một tệp .wbak — AES-256-GCM với khóa dẫn xuất PBKDF2. Khôi phục: Cài đặt → Nhập, chọn .wbak, nhập mật khẩu. Không có mật khẩu, bản sao lưu không thể khôi phục.
13. Workio Pro
Gói miễn phí bao gồm sử dụng hàng ngày: 5 tài liệu/tháng, 3 mẫu, chia sẻ PDF cục bộ. Workio Pro (305.000 ₫/năm với 7 ngày dùng thử) mở khóa: tài liệu không giới hạn, hơn 100 mẫu, liên kết đám mây với chữ ký trực tuyến, sao lưu EU mã hóa, nhiều doanh nghiệp, không hình mờ. Đăng ký từ Cài đặt → Nâng cấp lên Pro. Hủy bất kỳ lúc nào trong Google Play — quyền truy cập tiếp tục đến cuối kỳ thanh toán.
14. Quyền riêng tư và tài khoản
Workio được thiết kế cục bộ-trước. Khách hàng, tài liệu và bảng giá chỉ tồn tại trên điện thoại của bạn. Đám mây Workio chỉ nhận thông tin tối thiểu cho các tính năng đám mây (email và tên để đăng nhập; trạng thái đăng ký). Workio dùng Google Sign-In — không có tài khoản email/mật khẩu cần nhớ. Từ Cài đặt → Tài khoản bạn có thể xuất dữ liệu hoặc xóa tài khoản. Nếu có đăng ký Pro đang hoạt động, hãy hủy trước trong Google Play.
15. Câu hỏi thường gặp
Có thay thế kế toán không? Không. Workio quản lý báo giá, proforma, nhắc nhở, biên lai, hợp đồng, phiếu giao hàng — hóa đơn thuế/pháp lý vẫn đi qua nền tảng hóa đơn điện tử của bạn. Nhiều thiết bị? Có, đăng nhập bằng cùng tài khoản Google; khôi phục từ sao lưu để sao chép dữ liệu. Nếu hủy Pro? Bạn giữ các tính năng Pro đến hết kỳ thanh toán. Sao lưu đám mây có an toàn không? Các blob được mã hóa AES-256-GCM trên điện thoại của bạn — không có mật khẩu của bạn không ai có thể đọc được. Hỗ trợ: support@workio-app.com.