1. Instalação e primeiro arranque
Workio é uma aplicação Android gratuita. Instala-a a partir do Google Play e abre-a — sem conta, sem assistente. Permite as notificações se quiseres lembretes de cópia de segurança e resumos semanais. Workio funciona offline para todas as funções principais.
2. Perfil de empresa
Antes de emitir o primeiro documento, preenche o perfil de empresa que aparecerá em cada PDF — nome, morada, NIF, IBAN, logótipo. Abre o menu lateral → Empresas → Nova empresa. Escolhe o estilo PDF predefinido (Clássico, Moderno, Compacto, Colorido). Com o Pro podes gerir várias empresas.
3. Clientes
O Workio mantém uma agenda local de clientes — nome, morada, NIF, email, telefone. Abre Clientes → Novo cliente, ou importa dos contactos do telemóvel (a caixa de diálogo permite escolher que campos copiar, sem sobrescrever os existentes).
4. Produtos e serviços
O catálogo Produtos e serviços é uma lista reutilizável de linhas — nome, preço unitário, IVA, categoria opcional. Usa-o para não voltares a escrever as mesmas linhas em cada documento. Ao criar um documento, toca no ícone do catálogo em cada linha para recuperar o item guardado.
5. Criar um documento
O Workio suporta 12 tipos: orçamento, proforma, fatura (PDF genérico), nota de crédito, recibo, lembrete de pagamento, contrato, guia de transporte, encomenda, lista de preços, nota de despesas, extrato. Na Home toca no +, escolhe o tipo, a empresa emissora, o cliente, adiciona linhas, toca em Pré-visualizar ou Partilhar. Importante: o Workio cria PDFs comerciais não fiscais — NÃO gera faturas eletrónicas conformes (SdI italiano, Factur-X francês, NAV húngaro, etc.). Para isso usa a tua plataforma de faturação eletrónica.
6. Do orçamento à fatura
Fluxo típico: envias um orçamento, é aceite, converte-lo em proforma ou fatura sem voltar a escrever nada. Abre o orçamento aceite → ícone Converter → escolhe o tipo de destino. Todas as linhas, totais, cliente e notas são copiados. O original fica marcado como Aceite e mantém a ligação ao novo documento.
7. Modelos PDF e branding
O Workio inclui mais de 100 modelos PDF em quatro categorias: Clássico, Moderno, Compacto, Colorido. Escolhe um predefinido por empresa; sobrescreve-o por documento quando quiseres um aspeto diferente. Na pré-visualização do PDF toca em Mudar estilo. O ícone do cadeado marca os modelos só Pro. Logótipo, assinatura, IBAN e links de pagamento são obtidos do perfil de empresa — as alterações de branding propagam-se automaticamente.
8. Assinatura do cliente
Para orçamentos e contratos, o cliente pode assinar diretamente no ecrã do telemóvel. A imagem da assinatura é incorporada no PDF final. Abre o documento, toca em Assinar, o cliente desenha, tocas em Guardar. O estado passa a Assinado com data e hora. É uma confirmação eletrónica simples — não é uma assinatura eIDAS qualificada.
9. Pagamentos e lembretes
Controla pagamentos parciais e totais contra qualquer documento com total. Abre o documento → Pagamentos → Novo pagamento: valor, data, método. Quando a soma atinge o total, o Workio muda automaticamente o estado para Pago. Para faturas vencidas, cria um Lembrete de pagamento — o Workio preenche o corpo com número, valor e vencimento originais.
11. Documentos recorrentes
Para faturas mensais, encomendas recorrentes ou guias de transporte semanais, configura uma recorrência. O Workio criará um novo rascunho com a cadência configurada. Abre o documento a repetir → ícone Repetir → escolhe a cadência (semanal, mensal, anual) e datas início/fim. Cada rascunho gerado aparece na Home com o emblema 'De recorrência' para que possas rever antes de enviar.
12. Cópia de segurança e restauro
O Workio guarda tudo no teu telemóvel. Para te proteger de perda ou reposição, usa a cópia cifrada. Manualmente: Definições → Cópia e restauro → Exportar, escolhe destino (Drive, Ficheiros, USB) e uma palavra-passe forte. A cópia é um único ficheiro .wbak — AES-256-GCM com chave derivada PBKDF2. Restauro: Definições → Importar, escolhe o .wbak, introduz a palavra-passe. Sem a palavra-passe não é possível recuperar a cópia.
13. Workio Pro
O plano gratuito cobre o uso diário: 5 documentos por mês, 3 modelos, partilha local. Workio Pro (€11,99/ano com 7 dias grátis) desbloqueia: documentos ilimitados, mais de 100 modelos, links cloud com assinatura online, cópia EU cifrada, multi-empresa, sem marca de água. Subscreve em Definições → Passar a Pro. Cancela quando quiseres no Google Play — o acesso continua até ao final do período pago.
14. Privacidade e conta
O Workio é desenhado local-first. Clientes, documentos e listas de preços vivem apenas no teu telemóvel. O cloud Workio recebe apenas o mínimo necessário para as funções cloud (email e nome para iniciar sessão; estado da subscrição). O Workio usa Google Sign-In — sem conta email/palavra-passe para memorizar. Em Definições → Conta podes exportar os teus dados ou eliminar a conta. Se tens uma subscrição Pro ativa, cancela-a primeiro no Google Play.
15. Perguntas frequentes
Substitui o contabilista? Não. O Workio gere orçamentos, proformas, lembretes, recibos, contratos, guias de transporte — a fatura fiscal/legal continua a passar pela tua plataforma de faturação eletrónica. Posso usar em vários dispositivos? Sim, inicia sessão com a mesma conta Google; restaura da cópia para copiar os dados. Se cancelar o Pro? Mantens as funções Pro até ao final do período pago. A cópia na cloud é segura? Os blobs são cifrados AES-256-GCM no telemóvel — sem a tua palavra-passe ninguém os pode ler. Suporte: support@workio-app.com.