1. Instalace a první spuštění
Workio je bezplatná Android aplikace. Nainstaluj ji z Google Play a otevři — žádný účet, žádný průvodce nastavením. Povol notifikace, pokud chceš připomínky zálohování a týdenní souhrny. Workio funguje offline u všech klíčových funkcí.
2. Firemní profil
Před vystavením prvního dokumentu vyplň firemní profil, který bude na každém PDF — název, adresa, DIČ, IBAN, logo. Otevři boční menu → Firmy → Nová firma. Vyber výchozí PDF styl (Klasický, Moderní, Kompaktní, Barevný). S Pro spravuješ více firem.
3. Zákazníci
Workio vede lokální adresář zákazníků — jméno, adresa, DIČ, e-mail, telefon. Otevři Zákazníci → Nový zákazník, nebo importuj z telefonních kontaktů (dialog umožní vybrat, která pole kopírovat, aniž bys přepsal stávající hodnoty).
4. Produkty a služby
Katalog Produkty a služby je opakovaně použitelný seznam položek — název, jednotková cena, sazba DPH, volitelná kategorie. Použij ho, aby ses nemusel přepisovat stejné řádky v každém dokumentu. Při tvorbě dokumentu klepni na ikonu katalogu u každého řádku a vyber uloženou položku.
5. Vytvořit dokument
Workio podporuje 12 typů: nabídka, proforma, faktura (obecné PDF), dobropis, příjmový doklad, upomínka, smlouva, dodací list, objednávka, ceník, výkaz nákladů, výpis. Na domovské obrazovce klepni na +, vyber typ, vystavující firmu, zákazníka, přidej řádky, klepni na Náhled nebo Sdílet. Důležité: Workio vytváří nefiskální obchodní PDF — NEGENERUJE shodné elektronické faktury (italský SdI, francouzský Factur-X, maďarský NAV atd.). K tomu použij svou e-fakturační platformu.
6. Od nabídky k faktuře
Typický postup: pošleš nabídku, zákazník ji přijme, ty ji převedeš na proformu nebo fakturu bez přepisování. Otevři přijatou nabídku → ikona Převést → vyber cílový typ. Všechny řádky, součty, zákazník a poznámky se zkopírují. Originál se označí jako Přijato a uchová vazbu na nový dokument.
7. PDF šablony a branding
Workio přináší více než 100 PDF šablon ve čtyřech kategoriích: Klasický, Moderní, Kompaktní, Barevný. Vyber výchozí pro firmu; přepiš pro konkrétní dokument, když chceš jiný vzhled. V náhledu PDF klepni na Změnit styl. Ikona zámku označuje šablony jen pro Pro. Logo, podpis, IBAN a platební odkazy se berou z firemního profilu — změny brandingu se propagují automaticky.
8. Podpis zákazníka
U nabídek a smluv může zákazník podepsat přímo na obrazovce. Obrázek podpisu se vloží do finálního PDF. Otevři dokument, klepni na Podepsat, zákazník nakreslí, ty klepneš na Uložit. Stav se změní na Podepsáno s časovým razítkem. Je to jednoduché elektronické potvrzení — není to kvalifikovaný podpis eIDAS.
9. Platby a upomínky
Sleduj částečné i úplné platby u libovolného dokumentu s celkem. Otevři dokument → Platby → Nová platba: částka, datum, metoda. Když součet dosáhne celku, Workio automaticky změní stav na Zaplaceno. U nezaplacených faktur vytvoř Upomínku platby — Workio vyplní text původním číslem, částkou a splatností.
11. Opakující se dokumenty
Pro měsíční faktury, opakující se objednávky nebo týdenní dodací listy nastav opakování. Workio vytvoří nový koncept v nastavené kadenci. Otevři dokument k opakování → ikona Opakovat → vyber kadenci (týdenní, měsíční, roční) a datumy začátku/konce. Každý vygenerovaný koncept se zobrazí na domovské obrazovce s odznakem 'Z opakování', abys ho mohl zkontrolovat před odesláním.
12. Záloha a obnovení
Workio ukládá vše do tvého telefonu. Chraň se před ztrátou nebo továrním resetem pomocí šifrované zálohy. Ručně: Nastavení → Záloha a obnovení → Exportovat, vyber cíl (Disk, Soubory, USB) a silné heslo. Záloha je jediný soubor .wbak — AES-256-GCM s klíčem odvozeným PBKDF2. Obnovení: Nastavení → Importovat, vyber .wbak, zadej heslo. Bez hesla nelze zálohu obnovit.
13. Workio Pro
Bezplatný plán pokrývá běžné použití: 5 dokumentů/měsíc, 3 šablony, lokální sdílení PDF. Workio Pro (289,99 Kč/rok se 7denní zkušební dobou) odemyká: neomezené dokumenty, více než 100 šablon, cloudové odkazy s online podpisem, šifrované EU zálohy, multi-firmu, žádný vodoznak. Odebírej v Nastavení → Upgradovat na Pro. Zruš kdykoli v Google Play — přístup pokračuje do konce zaplaceného období.
14. Soukromí a účet
Workio je navrženo lokálně-první. Zákazníci, dokumenty a ceníky žijí pouze v tvém telefonu. Cloud Workio dostává jen to nezbytné pro cloudové funkce (e-mail a jméno pro přihlášení; stav předplatného). Workio používá Google Sign-In — žádný účet e-mail/heslo, který bys musel pamatovat. V Nastavení → Účet můžeš exportovat svá data nebo smazat účet. Pokud máš aktivní Pro předplatné, nejdřív ho zruš v Google Play.
15. Často kladené otázky
Nahradí to účetního? Ne. Workio řeší nabídky, proformy, upomínky, příjmové doklady, smlouvy, dodací listy — daňová/právní faktura nadále jde přes tvou e-fakturační platformu. Více zařízení? Ano, přihlas se stejným Google účtem; obnov ze zálohy pro kopírování dat. Když zruším Pro? Funkce Pro zůstanou do konce zaplaceného období. Je cloudová záloha bezpečná? Bloby se šifrují AES-256-GCM v tvém telefonu — bez tvého hesla je nikdo nepřečte. Podpora: support@workio-app.com.