1. Installasjon og første oppstart
Workio er en gratis Android-app. Installer den fra Google Play og åpne den — ingen konto, ingen oppsettsveiviser. Tillat varsler hvis du vil ha sikkerhetskopipåminnelser og ukentlige sammendrag. Workio fungerer offline for alle kjernefunksjoner.
2. Bedriftsprofil
Før du utsteder ditt første dokument, fyll ut bedriftsprofilen som vises på hver PDF — navn, adresse, organisasjonsnummer, IBAN, logo. Åpne sidemenyen → Bedrifter → Ny bedrift. Velg standard PDF-stil (Klassisk, Moderne, Kompakt, Farget). Med Pro kan du administrere flere bedrifter.
3. Kunder
Workio holder en lokal adressebok over kundene dine — navn, adresse, organisasjonsnummer, e-post, telefon. Åpne Kunder → Ny kunde, eller importer fra telefonkontaktene (dialogen lar deg velge hvilke felt som kopieres uten å overskrive eksisterende verdier).
4. Produkter og tjenester
Katalogen Produkter og tjenester er en gjenbrukbar liste — navn, enhetspris, mva-sats, valgfri kategori. Bruk den for å slippe å skrive de samme linjene på nytt på hvert dokument. Når du oppretter et dokument, trykker du på katalogikonet på hver linje for å hente den lagrede varen.
5. Opprett et dokument
Workio støtter 12 typer: tilbud, proforma, faktura (generisk PDF), kreditnota, kvittering, betalingspåminnelse, kontrakt, følgeseddel, ordre, prisliste, utgiftsrapport, kontoutskrift. På Hjem trykker du på +, velger typen, den utstedende bedriften, kunden, legger til linjer, trykker på Forhåndsvisning eller Del. Viktig: Workio lager ikke-skattemessige kommersielle PDF-er — ingen samsvarende e-fakturaer (italiensk SdI, fransk Factur-X, ungarsk NAV osv.). Bruk din e-fakturaplattform til det.
6. Fra tilbud til faktura
Typisk arbeidsflyt: du sender et tilbud, det aksepteres, du konverterer det til proforma eller faktura uten å skrive noe på nytt. Åpne det aksepterte tilbudet → ikonet Konverter → velg måltype. Alle linjer, totaler, kunde og notater kopieres. Originalen merkes som Akseptert og beholder lenken til det nye dokumentet.
7. PDF-maler og merkevare
Workio leveres med over 100 PDF-maler i fire kategorier: Klassisk, Moderne, Kompakt, Farget. Velg en standard per bedrift; overstyr per dokument når du vil ha et annet utseende. I PDF-forhåndsvisningen trykker du på Bytt stil. Hengelås-ikonet markerer maler kun for Pro. Logo, signatur, IBAN og betalingslenker hentes fra bedriftsprofilen — endringer i merkevareprofil propageres automatisk.
8. Kundens signatur
For tilbud og kontrakter kan kunden signere direkte på skjermen. Signaturbildet legges inn i den endelige PDF-en. Åpne dokumentet, trykk Signer, kunden tegner, du trykker Lagre. Statusen endres til Signert med tidsstempel. Det er en enkel elektronisk bekreftelse — ikke en kvalifisert eIDAS-signatur.
9. Betalinger og påminnelser
Spor delvise og fulle betalinger mot ethvert dokument med totalsum. Åpne dokumentet → Betalinger → Ny betaling: beløp, dato, metode. Når summen når totalen, endrer Workio automatisk statusen til Betalt. For forfalte fakturaer oppretter du en Betalingspåminnelse — Workio fyller teksten med opprinnelig nummer, beløp og forfallsdato.
11. Gjentakende dokumenter
For månedlige fakturaer, gjentakende ordrer eller ukentlige følgesedler setter du opp en gjentakelse. Workio oppretter et nytt utkast i konfigurert takt. Åpne dokumentet som skal gjentas → ikonet Gjenta → velg takt (ukentlig, månedlig, årlig) og start-/sluttdato. Hvert generert utkast vises på Hjem med merkelapp 'Fra gjentakelse' så du kan gjennomgå før sending.
12. Sikkerhetskopi og gjenoppretting
Workio lagrer alt på telefonen din. Beskytt deg mot tap eller fabrikkinnstilling med den krypterte sikkerhetskopien. Manuelt: Innstillinger → Sikkerhetskopi og gjenoppretting → Eksporter, velg destinasjon (Drive, Filer, USB) og et sterkt passord. Sikkerhetskopien er én enkelt .wbak-fil — AES-256-GCM med PBKDF2-avledet nøkkel. Gjenoppretting: Innstillinger → Importer, velg .wbak, skriv inn passordet. Uten passordet kan sikkerhetskopien ikke gjenopprettes.
13. Workio Pro
Gratisplanen dekker daglig bruk: 5 dokumenter/måned, 3 maler, lokal PDF-deling. Workio Pro (135 NOK/år med 7 dagers prøveperiode) låser opp: ubegrenset antall dokumenter, over 100 maler, skylenker med online signatur, kryptert EU-sikkerhetskopi, multi-bedrift, ingen vannmerke. Abonner fra Innstillinger → Oppgrader til Pro. Avbryt når som helst i Google Play — tilgangen fortsetter til den betalte perioden slutter.
14. Personvern og konto
Workio er designet local-first. Kunder, dokumenter og prislister bor kun på telefonen din. Workio-skyen mottar kun det minimum som er nødvendig for skyfunksjoner (e-post og navn for innlogging; abonnementsstatus). Workio bruker Google Sign-In — ingen e-post/passord-konto å huske. Fra Innstillinger → Konto kan du eksportere dataene dine eller slette kontoen. Hvis du har et aktivt Pro-abonnement, avslutt det først i Google Play.
15. Vanlige spørsmål
Erstatter det regnskapsføreren? Nei. Workio håndterer tilbud, proformaer, påminnelser, kvitteringer, kontrakter, følgesedler — den skattemessige/juridiske fakturaen går fortsatt gjennom din e-fakturaplattform. Flere enheter? Ja, logg inn med samme Google-konto; gjenopprett fra sikkerhetskopi for å kopiere data. Hvis jeg avslutter Pro? Du beholder Pro-funksjoner til slutten av den betalte perioden. Er sky-sikkerhetskopien trygg? Blobs krypteres AES-256-GCM på telefonen din — uten passordet ditt kan ingen lese dem. Støtte: support@workio-app.com.