Guida utente

Come usare Workio

Dalla creazione del profilo aziendale al backup cifrato — un percorso pratico attraverso ogni funzione di Workio.

1. Installazione e primo avvio

Workio è un'app Android gratuita. Installala da Google Play e aprila — niente account, niente procedura guidata.

1Apri Google Play sul telefono, cerca Workio e tocca Installa.
2Apri l'app. La prima schermata è la Home — vuota finché non crei il primo documento.
3Concedi il permesso notifiche se vuoi promemoria backup e riepiloghi settimanali (opzionale).
Suggerimento: Workio funziona interamente sul tuo telefono. Tutte le funzioni base sono utilizzabili offline.

2. Profilo aziendale

Prima di emettere il primo documento, compila i dati emittente che appariranno su ogni PDF — denominazione, indirizzo, P.IVA / codice fiscale, IBAN, logo.

1Apri il menu laterale → Aziende.
2Tocca + Nuova azienda. Inserisci almeno: denominazione, indirizzo, P.IVA. Email e IBAN sono opzionali ma compaiono sui preventivi/fatture.
3Tocca l'icona fotocamera per aggiungere il logo (PNG o JPEG; trasparenza supportata).
4Scegli lo stile PDF (Classico, Moderno, Compatto, Colorato…). Lo puoi cambiare in qualsiasi momento, per azienda o per singolo documento.

Multi-brand

Se operi con più di una partita IVA (es. un freelance + una società di lato) puoi creare più aziende e sceglierne una per ogni documento. Workio Pro rimuove il limite di un'azienda del piano gratuito.

3. Clienti

Workio tiene una rubrica locale dei tuoi clienti — denominazione, indirizzo, P.IVA / codice fiscale, email, telefono.

1Apri Clienti dal menu laterale.
2Tocca + Nuovo cliente e compila i campi. Puoi anche importarlo dalla rubrica del telefono — tocca l'icona contatti.
3La finestra di import ti permette di scegliere quali campi copiare (nome / telefono / email). I valori esistenti sono protetti per default; solo i campi vuoti vengono riempiti.

Ricerca e filtri

La schermata clienti filtra in tempo reale mentre digiti — cerca per nome, email o telefono. I clienti eliminati restano nascosti ma possono essere ripristinati dall'archivio.

5. Creare un documento

Workio supporta 12 tipi di documento: preventivo, proforma, fattura (PDF generico), nota di credito, ricevuta, sollecito di pagamento, contratto, DDT, ordine, listino, nota spese, estratto conto.

1Dalla Home, tocca il + e scegli il tipo di documento.
2Scegli l'azienda emittente e il cliente.
3Aggiungi le righe (manualmente o dal catalogo), imposta l'aliquota, la data di emissione e le note opzionali.
4Tocca Anteprima per vedere il PDF, Salva come bozza, o Condividi per inviarlo via Gmail, WhatsApp, Drive, ecc.
Importante: Workio crea PDF commerciali non-fiscali. Non genera fatture elettroniche conformi al SdI italiano (né a Factur-X francese, NAV ungherese, ecc.). Per quelle usa il tuo gestionale di e-invoicing — Workio si occupa di tutto ciò che gravita attorno alla fattura fiscale.

6. Da preventivo a fattura

Workflow tipico: invii un preventivo, viene accettato, lo converti in proforma o fattura senza dover ridigitare nulla.

1Apri il preventivo accettato. Tocca l'icona Converti nella barra in alto.
2Scegli il tipo di destinazione (proforma o fattura). Tutte le righe, totali, cliente e note vengono copiate.
3Il preventivo originale viene marcato automaticamente come Accettato. Il nuovo documento mantiene il collegamento — la genealogia è visibile nella schermata di dettaglio.

7. Template PDF e branding

Workio offre oltre 100 template PDF in quattro categorie: Classico, Moderno, Compatto, Colorato. Sceglilo come predefinito per l'azienda; sovrascrivilo per singolo documento quando vuoi un look diverso.

1Dalla schermata anteprima PDF, tocca Cambia stile.
2Sfoglia la griglia visiva. L'icona lucchetto indica gli stili solo Pro.
3Tocca uno stile per applicarlo. L'anteprima si rigenera immediatamente.

Logo, firma, IBAN e link di pagamento vengono presi dal profilo aziendale, quindi ogni modifica al branding si propaga automaticamente ai documenti futuri.

8. Firma del cliente

Per preventivi e contratti, il cliente può firmare direttamente sullo schermo del telefono. L'immagine della firma viene incorporata nel PDF finale.

1Apri il documento, tocca Firma.
2Il cliente disegna sul touchscreen. Tocca Salva.
3Lo stato del documento passa a Firmato con timestamp. Il PDF include la firma.

La firma è una conferma elettronica semplice — utile per accordi commerciali non vincolanti. Non è una firma eIDAS qualificata.

9. Pagamenti e solleciti

Traccia pagamenti parziali e totali contro qualsiasi documento con un totale.

1Apri il documento, scorri fino a Pagamenti, tocca + Nuovo pagamento.
2Inserisci importo, data, metodo di pagamento.
3Quando la somma cumulativa raggiunge il totale, Workio cambia automaticamente lo stato in Pagato. Rimuovere un pagamento ripristina lo stato precedente.

Solleciti

Per fatture non pagate oltre la scadenza, crea un documento Sollecito di pagamento. Workio compila automaticamente il corpo con numero, importo e data di scadenza originali della fattura di riferimento.

10. Tag e filtri

I tag aiutano a organizzare i documenti per progetto, segmento cliente, anno, ecc. Ogni tag ha un colore. I tag sono per azienda.

1Nel form documento, apri la sezione Tag e tocca i tag esistenti per applicarli, oppure + Nuovo tag per crearne uno.
2Dalla lista documenti, usa il chip filtro per mostrare solo quelli con un tag specifico.

11. Documenti ricorrenti

Per fatture mensili, ordini ricorrenti o DDT settimanali, imposta una ricorrenza. Workio genererà una bozza fresca sul ritmo configurato.

1Apri il documento da ripetere (usalo come template). Tocca l'icona Ripeti.
2Scegli la cadenza — settimanale, mensile, annuale — e le date inizio/fine.
3La ricorrenza gira automaticamente in background. Ogni bozza generata appare nella Home con un badge "Da ricorrenza" così puoi revisionarla prima di inviarla.

12. Backup e ripristino

Workio salva tutto sul tuo telefono. Per sopravvivere alla perdita del dispositivo o a un factory reset, usa il backup cifrato.

Backup manuale

1Apri Impostazioni → Backup e ripristino.
2Tocca Esporta backup, scegli destinazione (Google Drive, File, USB…) e imposta una password robusta.
3Il backup è un singolo file .wbak — cifrato AES-256-GCM con chiave derivata da PBKDF2.

Ripristino

1Sul nuovo telefono, installa Workio, apri Impostazioni → Backup e ripristino → Importa backup.
2Scegli il file .wbak e inserisci la password.
3Workio sostituisce il database locale, esegue le migrazioni pendenti e riavvia.
Senza la password il backup non può essere recuperato — Workio non può resettarla per te.

13. Workio Pro

Il piano gratuito copre l'uso quotidiano: 5 documenti/mese, 3 template, condivisione PDF locale. Workio Pro (€11,99/anno con 7 giorni di prova) sblocca:

  • Documenti illimitati
  • Tutti gli oltre 100 template
  • Link cloud condivisibili con firma online del cliente
  • Backup cifrato EU
  • Multi-brand (più aziende)
  • Niente filigrana sul PDF

Sottoscrizione

1Apri Impostazioni → tocca Passa a Pro, oppure tocca qualsiasi funzione bloccata.
2Google Play apre la finestra di sottoscrizione. I nuovi clienti hanno 7 giorni gratuiti; €11,99/anno dopo la prova.
3Workio attiva Pro immediatamente. Cancella in qualsiasi momento da Google Play → l'accesso continua fino alla fine del periodo pagato.

14. Privacy e account

Workio è progettato local-first. Clienti, documenti e listini vivono solo sul tuo telefono. Il cloud Workio riceve solo lo stretto necessario per le funzioni cloud (la tua email e il nome per il login; lo stato dell'abbonamento).

Accedi

Workio usa Google Sign-In via Android Credential Manager — niente account email/password da ricordare. L'accesso serve solo per le funzioni Pro (backup cloud, link condivisibili, abbonamento).

Esporta i tuoi dati

Da Impostazioni → Account → Esporta i miei dati puoi scaricare tutto quello che Workio sa di te nel cloud (email, nome, locale, tier, storia dei consensi, sessioni attive). L'export è un file JSON.

Elimina l'account

Da Impostazioni → Account → Elimina account. L'azione è irreversibile. Se hai un abbonamento Pro attivo, annullalo prima in Google Play — eliminare l'account non interrompe la fatturazione.

15. Domande frequenti

Workio sostituisce il commercialista?

No. Workio è per i documenti che gravitano attorno alla fattura ufficiale — preventivi, proforma, solleciti, ricevute, contratti, DDT. La fattura fiscale/legale passa comunque dal commercialista o dal SdI / piattaforma di e-invoicing.

Posso usare Workio su più dispositivi?

Sì — accedi con lo stesso account Google. Con Pro, l'abbonamento sblocca l'app su ogni dispositivo. I dati di business restano locali su ciascun device; ripristina da backup cloud per copiarli.

Cosa succede se annullo l'abbonamento Pro?

Mantieni le funzioni Pro fino alla fine del periodo pagato. Dopo la scadenza l'app torna al piano gratuito ma tutti i tuoi documenti e dati restano — nulla viene cancellato.

Il backup nel cloud è sicuro?

I blob di backup sono cifrati AES-256-GCM sul telefono prima dell'upload. Il backend Workio non li può leggere. Tu imposti la password; senza di essa nessuno — noi inclusi — può decifrarli.

Mi serve aiuto su qualcosa di specifico

Scrivi a support@workio-app.com. Per domande su privacy/dati, contatta privacy@workio-app.com.