1. Installation & första start
Workio är en gratis Android-app. Installera den från Google Play och öppna den — inget konto, ingen installationsguide. Tillåt aviseringar om du vill ha säkerhetskopieringspåminnelser och veckosammanfattningar. Workio fungerar offline för alla grundfunktioner.
2. Företagsprofil
Innan du utfärdar ditt första dokument, fyll i företagsprofilen som visas på varje PDF — namn, adress, momsnummer, IBAN, logotyp. Öppna sidomenyn → Företag → Nytt företag. Välj standard-PDF-stil (Klassisk, Modern, Kompakt, Färgad). Med Pro hanterar du flera företag.
3. Kunder
Workio håller en lokal adressbok över dina kunder — namn, adress, momsnummer, e-post, telefon. Öppna Kunder → Ny kund, eller importera från telefonens kontakter (dialogen låter dig välja vilka fält som ska kopieras utan att skriva över befintliga värden).
4. Produkter och tjänster
Katalogen Produkter och tjänster är en återanvändbar lista — namn, enhetspris, momssats, valfri kategori. Använd den för att slippa skriva om samma rader på varje dokument. När du skapar ett dokument trycker du på katalogikonen på varje rad för att hämta den sparade posten.
5. Skapa ett dokument
Workio stöder 12 typer: offert, proforma, faktura (generisk PDF), kreditnota, kvitto, betalningspåminnelse, kontrakt, följesedel, order, prislista, utläggsrapport, kontoutdrag. På Hem trycker du på +, väljer typen, det utfärdande företaget, kunden, lägger till rader, trycker på Förhandsgranska eller Dela. Viktigt: Workio skapar icke-skattemässiga kommersiella PDF:er — inga kompatibla e-fakturor (italiensk SdI, fransk Factur-X, ungersk NAV osv.). Använd din e-fakturaplattform för det.
6. Från offert till faktura
Typiskt arbetsflöde: du skickar en offert, den accepteras, du konverterar den till proforma eller faktura utan att skriva om något. Öppna den accepterade offerten → ikonen Konvertera → välj måltyp. Alla rader, totalsummor, kund och anteckningar kopieras. Originalet markeras som Accepterad och behåller länken till det nya dokumentet.
7. PDF-mallar och varumärke
Workio levereras med över 100 PDF-mallar i fyra kategorier: Klassisk, Modern, Kompakt, Färgad. Välj en standard per företag; åsidosätt per dokument när du vill ha ett annat utseende. I PDF-förhandsvisningen trycker du på Byt stil. Låsikonen markerar mallar som endast finns i Pro. Logotyp, signatur, IBAN och betalningslänkar hämtas från företagsprofilen — varumärkesändringar sprids automatiskt.
8. Kundens signatur
För offerter och kontrakt kan kunden signera direkt på skärmen. Signaturens bild bäddas in i den slutliga PDF:en. Öppna dokumentet, tryck på Signera, kunden ritar, tryck på Spara. Statusen blir Signerad med tidsstämpel. Det är en enkel elektronisk bekräftelse — inte en kvalificerad eIDAS-signatur.
9. Betalningar och påminnelser
Spåra del- och totalbetalningar mot alla dokument med totalsumma. Öppna dokumentet → Betalningar → Ny betalning: belopp, datum, metod. När summan når totalsumman ändrar Workio automatiskt statusen till Betald. För förfallna fakturor skapar du en Betalningspåminnelse — Workio fyller texten med ursprungligt nummer, belopp och förfallodatum.
11. Återkommande dokument
För månatliga fakturor, återkommande beställningar eller veckovisa följesedlar ställer du in en återkommande post. Workio skapar ett nytt utkast i den konfigurerade takten. Öppna dokumentet som ska upprepas → ikonen Upprepa → välj takt (veckovis, månadsvis, årligen) och start-/slutdatum. Varje genererat utkast visas på Hem med etiketten 'Från återkommande' så att du kan granska innan du skickar.
12. Säkerhetskopia och återställning
Workio sparar allt på din telefon. Skydda dig mot förlust eller fabriksåterställning med den krypterade säkerhetskopian. Manuellt: Inställningar → Säkerhetskopia & återställning → Exportera, välj destination (Drive, Filer, USB) och ett starkt lösenord. Säkerhetskopian är en enskild .wbak-fil — AES-256-GCM med PBKDF2-härledd nyckel. Återställning: Inställningar → Importera, välj .wbak, ange lösenordet. Utan lösenord kan säkerhetskopian inte återställas.
13. Workio Pro
Gratisplanen täcker daglig användning: 5 dokument/månad, 3 mallar, lokal PDF-delning. Workio Pro (135 SEK/år med 7 dagars provperiod) låser upp: obegränsade dokument, över 100 mallar, molnlänkar med online-signatur, krypterad EU-säkerhetskopia, multi-företag, ingen vattenstämpel. Prenumerera från Inställningar → Uppgradera till Pro. Avbryt när som helst i Google Play — åtkomsten fortsätter tills den betalda perioden slutar.
14. Sekretess och konto
Workio är designad local-first. Kunder, dokument och prislistor bor bara på din telefon. Workio-molnet får bara det minsta som behövs för molnfunktioner (e-post och namn för inloggning; prenumerationsstatus). Workio använder Google Sign-In — inget e-post/lösenord-konto att komma ihåg. Från Inställningar → Konto kan du exportera dina data eller radera kontot. Om du har en aktiv Pro-prenumeration, avsluta den först i Google Play.
15. Vanliga frågor
Ersätter det revisorn? Nej. Workio hanterar offerter, proformas, påminnelser, kvitton, kontrakt, följesedlar — den skattemässiga/juridiska fakturan går fortfarande via din e-fakturaplattform. Flera enheter? Ja, logga in med samma Google-konto; återställ från säkerhetskopia för att kopiera data. Om jag avbryter Pro? Du behåller Pro-funktioner till slutet av den betalda perioden. Är molnsäkerhetskopian säker? Blobbar krypteras AES-256-GCM på din telefon — utan ditt lösenord kan ingen läsa dem. Support: support@workio-app.com.