1. Installation et premier lancement
Workio est une application Android gratuite. Installez-la depuis Google Play et ouvrez-la : pas de compte, pas d'assistant de configuration. Autorisez les notifications si vous voulez des rappels de sauvegarde et des résumés hebdomadaires. Workio fonctionne hors ligne pour toutes les fonctions de base.
2. Profil d'entreprise
Avant d'émettre votre premier document, remplissez le profil d'entreprise qui apparaîtra sur chaque PDF — nom, adresse, n° de TVA, IBAN, logo. Ouvrez le menu latéral → Entreprises → Nouvelle entreprise. Choisissez le style PDF par défaut (Classique, Moderne, Compact, Coloré). Avec Pro, vous gérez plusieurs entreprises.
3. Clients
Workio garde un carnet local de vos clients — nom, adresse, n° de TVA, e-mail, téléphone. Ouvrez Clients → Nouveau client, ou importez depuis les contacts du téléphone (la boîte de dialogue permet de choisir les champs à copier sans écraser les valeurs existantes).
4. Produits et services
Le catalogue Produits et services est une liste réutilisable de lignes — nom, prix unitaire, taux de TVA, catégorie optionnelle. Utilisez-le pour ne pas retaper les mêmes lignes sur chaque document. À la création d'un document, touchez l'icône catalogue sur chaque ligne pour récupérer l'article enregistré.
5. Créer un document
Workio prend en charge 12 types : devis, proforma, facture (PDF générique), avoir, reçu, relance de paiement, contrat, bon de livraison, commande, liste de prix, note de frais, relevé. Sur l'accueil, touchez le +, choisissez le type, l'entreprise émettrice, le client, ajoutez les lignes, touchez Aperçu ou Partager. Important : Workio crée des PDF commerciaux non fiscaux — il ne génère PAS de factures électroniques conformes (SdI italien, Factur-X français, NAV hongrois, etc.). Utilisez votre plateforme d'e-invoicing pour cela.
6. Du devis à la facture
Flux typique : vous envoyez un devis, il est accepté, vous le convertissez en proforma ou facture sans rien ressaisir. Ouvrez le devis accepté → icône Convertir → choisissez le type cible. Toutes les lignes, totaux, client et notes sont copiés. L'original est marqué Accepté et conserve le lien avec le nouveau document.
7. Modèles PDF et branding
Workio embarque plus de 100 modèles PDF dans quatre catégories : Classique, Moderne, Compact, Coloré. Choisissez-en un par défaut par entreprise ; surchargez-le par document quand vous voulez un look différent. Dans l'aperçu PDF, touchez Changer de style. L'icône cadenas indique les modèles réservés à Pro. Logo, signature, IBAN et liens de paiement sont tirés du profil d'entreprise — les changements de branding se propagent automatiquement.
8. Signature du client
Pour les devis et les contrats, le client peut signer directement sur l'écran. L'image de la signature est intégrée dans le PDF final. Ouvrez le document, touchez Signer, le client dessine, vous touchez Enregistrer. Le statut passe à Signé avec horodatage. C'est une confirmation électronique simple — pas une signature eIDAS qualifiée.
9. Paiements et relances
Suivez les paiements partiels et totaux pour chaque document avec total. Ouvrez le document → Paiements → Nouveau paiement : montant, date, mode. Quand la somme atteint le total, Workio change automatiquement le statut en Payé. Pour les factures impayées, créez une Relance de paiement — Workio remplit le corps avec numéro, montant et échéance d'origine.
11. Documents récurrents
Pour les factures mensuelles, commandes récurrentes ou bons de livraison hebdomadaires, configurez une récurrence. Workio créera un nouveau brouillon à la cadence configurée. Ouvrez le document à répéter → icône Répéter → choisissez la cadence (hebdomadaire, mensuelle, annuelle) et dates de début/fin. Chaque brouillon généré apparaît sur l'accueil avec le badge 'Issu d'une récurrence' pour que vous puissiez le vérifier avant l'envoi.
12. Sauvegarde et restauration
Workio stocke tout sur votre téléphone. Pour vous protéger en cas de perte ou de réinitialisation, utilisez la sauvegarde chiffrée. Manuellement : Paramètres → Sauvegarde et restauration → Exporter, choisissez la destination (Drive, Fichiers, USB) et un mot de passe fort. La sauvegarde est un seul fichier .wbak — AES-256-GCM avec clé dérivée PBKDF2. Restauration : Paramètres → Importer, choisissez le .wbak, entrez le mot de passe. Sans le mot de passe, la sauvegarde ne peut pas être récupérée.
13. Workio Pro
Le plan gratuit couvre l'usage quotidien : 5 documents par mois, 3 modèles, partage PDF local. Workio Pro (€11,99/an avec 7 jours gratuits) débloque : documents illimités, plus de 100 modèles, liens cloud avec signature en ligne, sauvegarde EU chiffrée, multi-entreprise, pas de filigrane. Abonnez-vous depuis Paramètres → Passer à Pro. Annulez à tout moment depuis Google Play — l'accès continue jusqu'à la fin de la période payée.
14. Confidentialité et compte
Workio est conçu local-first. Clients, documents et listes de prix vivent uniquement sur votre téléphone. Le cloud Workio reçoit le strict minimum pour les fonctions cloud (e-mail et nom pour la connexion ; état de l'abonnement). Workio utilise Google Sign-In — pas de compte e-mail/mot de passe à retenir. Depuis Paramètres → Compte, vous pouvez exporter vos données ou supprimer le compte. Si vous avez un abonnement Pro actif, annulez-le d'abord dans Google Play.
15. Questions fréquentes
Remplace-t-il le comptable ? Non. Workio gère devis, proformas, relances, reçus, contrats, bons de livraison — la facture fiscale/légale passe toujours par votre plateforme d'e-invoicing. Utilisable sur plusieurs appareils ? Oui, connectez-vous avec le même compte Google ; restaurez depuis la sauvegarde pour copier les données. Si j'annule Pro ? Vous gardez les fonctions Pro jusqu'à la fin de la période payée. La sauvegarde cloud est-elle sûre ? Les blobs sont chiffrés AES-256-GCM sur votre téléphone — sans votre mot de passe personne ne peut les lire. Support : support@workio-app.com.