1. Installation og første start
Workio er en gratis Android-app. Installer den fra Google Play og åbn den — ingen konto, ingen opsætningsguide. Tillad notifikationer, hvis du vil have backup-påmindelser og ugentlige opsummeringer. Workio fungerer offline til alle kernefunktioner.
2. Virksomhedsprofil
Inden du udsteder dit første dokument, udfyld virksomhedsprofilen, der vises på hver PDF — navn, adresse, CVR, IBAN, logo. Åbn sidemenuen → Virksomheder → Ny virksomhed. Vælg standard-PDF-stilen (Klassisk, Moderne, Kompakt, Farvet). Med Pro kan du administrere flere virksomheder.
3. Kunder
Workio holder en lokal adressebog over dine kunder — navn, adresse, CVR, e-mail, telefon. Åbn Kunder → Ny kunde, eller importer fra telefonens kontakter (dialogen lader dig vælge hvilke felter der kopieres, uden at overskrive eksisterende værdier).
4. Produkter og tjenester
Kataloget Produkter og tjenester er en genanvendelig liste — navn, enhedspris, momssats, valgfri kategori. Brug det for ikke at skrive de samme linjer igen på hvert dokument. Når du opretter et dokument, trykker du på katalogikonet på hver linje for at hente den gemte vare.
5. Opret et dokument
Workio understøtter 12 typer: tilbud, proforma, faktura (generisk PDF), kreditnota, kvittering, betalingspåmindelse, kontrakt, følgeseddel, ordre, prisliste, udgiftsrapport, kontoudtog. På Hjem trykker du på +, vælger typen, den udstedende virksomhed, kunden, tilføjer linjer, trykker på Forhåndsvisning eller Del. Vigtigt: Workio opretter ikke-skattemæssige kommercielle PDF'er — ingen overensstemmende e-fakturaer (italiensk SdI, fransk Factur-X, ungarsk NAV osv.). Brug din e-fakturaplatform til det.
6. Fra tilbud til faktura
Typisk arbejdsgang: du sender et tilbud, det accepteres, du konverterer det til proforma eller faktura uden at skrive noget om. Åbn det accepterede tilbud → ikonet Konverter → vælg måltype. Alle linjer, totaler, kunde og noter kopieres. Originalen markeres som Accepteret og bevarer linket til det nye dokument.
7. PDF-skabeloner og branding
Workio leveres med over 100 PDF-skabeloner i fire kategorier: Klassisk, Moderne, Kompakt, Farvet. Vælg en standard pr. virksomhed; tilsidesæt pr. dokument, når du ønsker et andet look. I PDF-forhåndsvisningen trykker du på Skift stil. Låseikonet markerer skabeloner kun til Pro. Logo, signatur, IBAN og betalingslinks hentes fra virksomhedsprofilen — branding-ændringer udbredes automatisk.
8. Kundens signatur
For tilbud og kontrakter kan kunden underskrive direkte på skærmen. Underskriftens billede indlejres i den endelige PDF. Åbn dokumentet, tryk på Underskriv, kunden tegner, du trykker på Gem. Statussen ændres til Underskrevet med tidsstempel. Det er en enkel elektronisk bekræftelse — ikke en kvalificeret eIDAS-signatur.
9. Betalinger og påmindelser
Spor delvise og fulde betalinger mod ethvert dokument med total. Åbn dokumentet → Betalinger → Ny betaling: beløb, dato, metode. Når summen når totalen, ændrer Workio automatisk status til Betalt. For forfaldne fakturaer opretter du en Betalingspåmindelse — Workio udfylder teksten med oprindeligt nummer, beløb og forfaldsdato.
11. Tilbagevendende dokumenter
For månedlige fakturaer, tilbagevendende ordrer eller ugentlige følgesedler opretter du en gentagelse. Workio opretter et nyt udkast i den konfigurerede kadence. Åbn det dokument der skal gentages → ikonet Gentag → vælg kadence (ugentlig, månedlig, årlig) og start-/slutdato. Hvert genereret udkast vises på Hjem med mærket 'Fra gentagelse', så du kan gennemgå inden afsendelse.
12. Backup og gendannelse
Workio gemmer alt på din telefon. Beskyt dig mod tab eller fabriksnulstilling med den krypterede backup. Manuelt: Indstillinger → Backup og gendannelse → Eksporter, vælg destination (Drev, Filer, USB) og et stærkt kodeord. Backup er en enkelt .wbak-fil — AES-256-GCM med PBKDF2-afledt nøgle. Gendannelse: Indstillinger → Importer, vælg .wbak, indtast kodeord. Uden kodeordet kan backuppen ikke gendannes.
13. Workio Pro
Gratisplanen dækker daglig brug: 5 dokumenter/måned, 3 skabeloner, lokal PDF-deling. Workio Pro (95 DKK/år med 7 dages prøveperiode) låser op for: ubegrænsede dokumenter, over 100 skabeloner, cloud-links med online-signatur, krypteret EU-backup, multi-virksomhed, intet vandmærke. Abonner via Indstillinger → Opgrader til Pro. Annuller når som helst i Google Play — adgangen fortsætter indtil den betalte periode slutter.
14. Privatliv og konto
Workio er designet local-first. Kunder, dokumenter og prislister bor kun på din telefon. Workio-skyen modtager kun det minimum, der er nødvendigt for skytjenester (e-mail og navn til login; abonnementsstatus). Workio bruger Google Sign-In — ingen e-mail/adgangskode-konto at huske. Fra Indstillinger → Konto kan du eksportere dine data eller slette kontoen. Hvis du har et aktivt Pro-abonnement, så annuller det først i Google Play.
15. Ofte stillede spørgsmål
Erstatter det revisoren? Nej. Workio håndterer tilbud, proformaer, påmindelser, kvitteringer, kontrakter, følgesedler — den skattemæssige/juridiske faktura går stadig gennem din e-fakturaplatform. Flere enheder? Ja, log ind med den samme Google-konto; gendan fra backup for at kopiere data. Hvis jeg annullerer Pro? Du beholder Pro-funktioner indtil slutningen af den betalte periode. Er sky-backuppen sikker? Blobs krypteres AES-256-GCM på din telefon — uden dit kodeord kan ingen læse dem. Support: support@workio-app.com.