1. Installatie en eerste start
Workio is een gratis Android-app. Installeer hem via Google Play en open hem — geen account, geen instelwizard. Sta notificaties toe als je back-upherinneringen en wekelijkse overzichten wilt. Workio werkt offline voor alle kernfuncties.
2. Bedrijfsprofiel
Voor je het eerste document uitgeeft, vul je het bedrijfsprofiel in dat op elke PDF verschijnt — naam, adres, btw-nr, IBAN, logo. Open het zijmenu → Bedrijven → Nieuw bedrijf. Kies de standaard PDF-stijl (Klassiek, Modern, Compact, Gekleurd). Met Pro beheer je meerdere bedrijven.
3. Klanten
Workio houdt een lokaal adresboek bij van je klanten — naam, adres, btw-nr, e-mail, telefoon. Open Klanten → Nieuwe klant of importeer uit de telefooncontacten (de dialoog laat je kiezen welke velden gekopieerd worden, zonder bestaande waarden te overschrijven).
4. Producten en diensten
De catalogus Producten en diensten is een herbruikbare lijst — naam, eenheidsprijs, btw-tarief, optionele categorie. Gebruik hem om dezelfde regels niet opnieuw te typen op elk document. Bij het maken van een document tik je het catalogus-icoon op elke regel aan om het opgeslagen item op te halen.
5. Een document maken
Workio ondersteunt 12 types: offerte, proforma, factuur (algemene PDF), creditnota, kwitantie, betalingsherinnering, contract, pakbon, bestelling, prijslijst, onkostennota, rekeningoverzicht. Tik op Home op het +, kies het type, het uitgevende bedrijf, de klant, voeg regels toe, tik op Voorbeeld of Delen. Belangrijk: Workio maakt niet-fiscale commerciële PDF's — geen conforme e-facturen (Italiaans SdI, Frans Factur-X, Hongaars NAV enz.). Gebruik daarvoor je e-facturatieplatform.
6. Van offerte naar factuur
Typische workflow: je stuurt een offerte, hij wordt geaccepteerd, je zet hem om in proforma of factuur zonder iets opnieuw te typen. Open de geaccepteerde offerte → icoon Converteren → kies het doeltype. Alle regels, totalen, klant en notities worden gekopieerd. Het origineel wordt gemarkeerd als Geaccepteerd en behoudt de koppeling met het nieuwe document.
7. PDF-sjablonen en branding
Workio levert meer dan 100 PDF-sjablonen in vier categorieën: Klassiek, Modern, Compact, Gekleurd. Kies er één als standaard per bedrijf; overschrijf per document als je een ander uiterlijk wilt. Tik in de PDF-preview op Stijl wijzigen. Het slot-icoon markeert Pro-only sjablonen. Logo, handtekening, IBAN en betalingslinks komen uit het bedrijfsprofiel — brandingwijzigingen worden automatisch toegepast.
8. Klanthandtekening
Voor offertes en contracten kan de klant rechtstreeks op het scherm tekenen. De afbeelding van de handtekening wordt in de definitieve PDF ingebed. Open het document, tik op Ondertekenen, de klant tekent, tik op Opslaan. De status wordt Ondertekend met tijdstempel. Het is een eenvoudige elektronische bevestiging — geen gekwalificeerde eIDAS-handtekening.
9. Betalingen en herinneringen
Houd gedeeltelijke en volledige betalingen bij voor elk document met totaal. Open het document → Betalingen → Nieuwe betaling: bedrag, datum, methode. Wanneer de som het totaal bereikt, wijzigt Workio de status automatisch in Betaald. Voor onbetaalde facturen maak je een Betalingsherinnering — Workio vult de tekst in met nummer, bedrag en oorspronkelijke vervaldatum.
11. Terugkerende documenten
Voor maandelijkse facturen, terugkerende bestellingen of wekelijkse pakbonnen stel je een herhaling in. Workio maakt een nieuw concept met de geconfigureerde cadans. Open het te herhalen document → icoon Herhalen → kies de cadans (wekelijks, maandelijks, jaarlijks) en begin-/einddatum. Elk gegenereerd concept verschijnt op Home met de badge 'Uit herhaling' zodat je het kunt controleren voor verzending.
12. Back-up en herstel
Workio bewaart alles op je telefoon. Bescherm jezelf tegen verlies of resetten met de versleutelde back-up. Handmatig: Instellingen → Back-up en herstel → Exporteren, kies bestemming (Drive, Bestanden, USB) en een sterk wachtwoord. De back-up is één .wbak-bestand — AES-256-GCM met PBKDF2-afgeleide sleutel. Herstellen: Instellingen → Importeren, kies de .wbak, voer het wachtwoord in. Zonder wachtwoord kan de back-up niet worden hersteld.
13. Workio Pro
Het gratis abonnement dekt dagelijks gebruik: 5 documenten per maand, 3 sjablonen, lokaal PDF delen. Workio Pro (€11,99/jaar met 7-daagse proefperiode) ontgrendelt: onbeperkte documenten, meer dan 100 sjablonen, cloudlinks met online handtekening, versleutelde EU-back-up, multi-bedrijf, geen watermerk. Abonneer je via Instellingen → Upgrade naar Pro. Annuleer wanneer je wilt in Google Play — toegang gaat door tot het einde van de betaalde periode.
14. Privacy en account
Workio is local-first ontworpen. Klanten, documenten en prijslijsten staan alleen op je telefoon. De Workio-cloud ontvangt alleen het minimum dat nodig is voor cloudfuncties (e-mail en naam voor inloggen; abonnementsstatus). Workio gebruikt Google Sign-In — geen e-mail/wachtwoord-account om te onthouden. Vanuit Instellingen → Account kun je je gegevens exporteren of het account verwijderen. Heb je een actief Pro-abonnement, annuleer dit eerst in Google Play.
15. Veelgestelde vragen
Vervangt het de boekhouder? Nee. Workio beheert offertes, proforma's, herinneringen, kwitanties, contracten, pakbonnen — de fiscale/juridische factuur loopt verder via je e-facturatieplatform. Op meerdere apparaten? Ja, log in met hetzelfde Google-account; herstel vanaf back-up om de gegevens te kopiëren. Pro opgezegd? Je behoudt Pro-functies tot het einde van de betaalde periode. Is de cloud-back-up veilig? Blobs worden AES-256-GCM versleuteld op je telefoon — zonder je wachtwoord kan niemand ze lezen. Support: support@workio-app.com.