1. Instalasi dan peluncuran pertama
Workio adalah aplikasi Android gratis. Pasang dari Google Play dan buka — tanpa akun, tanpa wizard. Izinkan notifikasi jika ingin pengingat cadangan dan ringkasan mingguan. Workio bekerja offline untuk semua fitur inti.
2. Profil bisnis
Sebelum menerbitkan dokumen pertama, isi profil bisnis yang akan muncul di setiap PDF — nama, alamat, NPWP, IBAN, logo. Buka menu samping → Bisnis → Bisnis baru. Pilih gaya PDF default (Klasik, Modern, Kompak, Berwarna). Dengan Pro Anda mengelola beberapa bisnis.
3. Pelanggan
Workio menyimpan buku alamat lokal pelanggan Anda — nama, alamat, NPWP, email, telepon. Buka Pelanggan → Pelanggan baru, atau impor dari kontak telepon (dialog memungkinkan Anda memilih bidang yang akan disalin tanpa menimpa nilai yang ada).
4. Produk dan layanan
Katalog Produk dan layanan adalah daftar baris yang dapat digunakan ulang — nama, harga satuan, tarif PPN, kategori opsional. Gunakan untuk tidak menulis ulang baris yang sama di setiap dokumen. Saat membuat dokumen, ketuk ikon katalog di setiap baris untuk mengambil item tersimpan.
5. Membuat dokumen
Workio mendukung 12 jenis: penawaran, proforma, faktur (PDF umum), nota kredit, kwitansi, pengingat pembayaran, kontrak, surat jalan, pesanan, daftar harga, laporan pengeluaran, laporan rekening. Di Beranda ketuk +, pilih jenis, bisnis penerbit, pelanggan, tambahkan baris, ketuk Pratinjau atau Bagikan. Penting: Workio membuat PDF komersial non-pajak — TIDAK menghasilkan e-faktur yang sesuai (SdI Italia, Factur-X Prancis, NAV Hongaria, dll.). Gunakan platform e-faktur Anda untuk itu.
6. Dari penawaran ke faktur
Alur kerja tipikal: kirim penawaran, diterima, ubah menjadi proforma atau faktur tanpa mengetik ulang. Buka penawaran yang diterima → ikon Konversi → pilih jenis tujuan. Semua baris, total, pelanggan, dan catatan disalin. Aslinya ditandai sebagai Diterima dan mempertahankan tautan ke dokumen baru.
7. Template PDF dan branding
Workio dilengkapi lebih dari 100 template PDF dalam empat kategori: Klasik, Modern, Kompak, Berwarna. Pilih default per bisnis; timpa per dokumen ketika ingin tampilan berbeda. Di pratinjau PDF ketuk Ubah gaya. Ikon gembok menandai template khusus Pro. Logo, tanda tangan, IBAN, dan tautan pembayaran diambil dari profil bisnis — perubahan branding tersebar otomatis.
8. Tanda tangan pelanggan
Untuk penawaran dan kontrak, pelanggan dapat menandatangani langsung di layar telepon. Gambar tanda tangan disisipkan ke PDF akhir. Buka dokumen, ketuk Tanda tangan, pelanggan menggambar, Anda ketuk Simpan. Status berubah menjadi Ditandatangani dengan stempel waktu. Ini konfirmasi elektronik sederhana — bukan tanda tangan eIDAS yang berkualifikasi.
9. Pembayaran dan pengingat
Lacak pembayaran parsial dan penuh terhadap dokumen apa pun yang memiliki total. Buka dokumen → Pembayaran → Pembayaran baru: jumlah, tanggal, metode. Saat jumlah mencapai total, Workio otomatis mengubah status menjadi Lunas. Untuk faktur tertunggak, buat Pengingat Pembayaran — Workio mengisi teks dengan nomor, jumlah, dan jatuh tempo asli.
11. Dokumen berulang
Untuk faktur bulanan, pesanan berulang, atau surat jalan mingguan, siapkan pengulangan. Workio akan membuat draf baru pada irama yang dikonfigurasi. Buka dokumen yang akan diulang → ikon Ulangi → pilih irama (mingguan, bulanan, tahunan) dan tanggal mulai/akhir. Setiap draf yang dihasilkan muncul di Beranda dengan lencana 'Dari pengulangan' sehingga Anda dapat meninjaunya sebelum mengirim.
12. Cadangan dan pemulihan
Workio menyimpan semuanya di ponsel Anda. Lindungi dari kehilangan atau reset pabrik dengan cadangan terenkripsi. Secara manual: Pengaturan → Cadangan dan pemulihan → Ekspor, pilih tujuan (Drive, File, USB) dan kata sandi yang kuat. Cadangan adalah satu file .wbak — AES-256-GCM dengan kunci turunan PBKDF2. Pemulihan: Pengaturan → Impor, pilih .wbak, masukkan kata sandi. Tanpa kata sandi, cadangan tidak dapat dipulihkan.
13. Workio Pro
Paket gratis mencakup penggunaan harian: 5 dokumen/bulan, 3 template, berbagi PDF lokal. Workio Pro (Rp 209.000/tahun dengan uji coba 7 hari) membuka: dokumen tak terbatas, lebih dari 100 template, tautan cloud dengan tanda tangan online, cadangan EU terenkripsi, multi-bisnis, tanpa watermark. Berlangganan di Pengaturan → Tingkatkan ke Pro. Batalkan kapan saja di Google Play — akses berlanjut hingga akhir periode berbayar.
14. Privasi dan akun
Workio dirancang lokal-pertama. Pelanggan, dokumen, dan daftar harga hanya tersimpan di ponsel Anda. Cloud Workio menerima hanya yang minimum diperlukan untuk fitur cloud (email dan nama untuk login; status langganan). Workio menggunakan Google Sign-In — tanpa akun email/sandi untuk diingat. Dari Pengaturan → Akun Anda dapat mengekspor data atau menghapus akun. Jika Anda memiliki langganan Pro aktif, batalkan dulu di Google Play.
15. Pertanyaan umum
Apakah menggantikan akuntan? Tidak. Workio mengelola penawaran, proforma, pengingat, kwitansi, kontrak, surat jalan — faktur pajak/hukum tetap melalui platform e-faktur Anda. Beberapa perangkat? Ya, masuk dengan akun Google yang sama; pulihkan dari cadangan untuk menyalin data. Jika membatalkan Pro? Anda mempertahankan fitur Pro hingga akhir periode berbayar. Apakah cadangan cloud aman? Blob dienkripsi AES-256-GCM di ponsel Anda — tanpa kata sandi Anda tidak ada yang bisa membacanya. Dukungan: support@workio-app.com.