1. Instalación y primer arranque
Workio es una app gratuita para Android. Instálala desde Google Play y ábrela: no hay cuenta ni asistente de configuración. Concede el permiso de notificaciones si quieres recordatorios de copia de seguridad y resúmenes semanales. Workio funciona sin conexión para todas las funciones básicas.
2. Perfil de empresa
Antes de emitir tu primer documento, rellena el perfil de empresa que aparecerá en cada PDF — nombre, dirección, NIF, IBAN, logotipo. Abre el menú lateral → Empresas → Nueva empresa. Elige el estilo PDF predefinido (Clásico, Moderno, Compacto, Coloreado). Con Pro puedes gestionar varias empresas a la vez.
3. Clientes
Workio mantiene una agenda local de tus clientes — nombre, dirección, NIF, email, teléfono. Abre Clientes → Nuevo cliente, o importa desde los contactos del teléfono (el cuadro de diálogo te permite elegir qué campos copiar, sin sobrescribir valores existentes).
4. Productos y servicios
El catálogo de Productos y servicios es una lista reutilizable de líneas — nombre, precio unitario, tipo de IVA, categoría opcional. Úsalo para no reescribir las mismas líneas en cada documento. Cuando creas un documento, toca el icono de catálogo en cada línea para recuperar el artículo guardado.
5. Crear un documento
Workio admite 12 tipos: presupuesto, proforma, factura (PDF genérico), nota de crédito, recibo, recordatorio de pago, contrato, albarán, pedido, lista de precios, nota de gastos, extracto. En la Home toca el +, elige el tipo, la empresa emisora, el cliente, añade líneas, toca Vista previa o Compartir. Importante: Workio crea PDF comerciales no fiscales — no genera facturas electrónicas conformes (SdI italiano, Factur-X francés, NAV húngaro, etc.). Usa tu plataforma de e-invoicing para eso.
6. De presupuesto a factura
Workflow típico: envías un presupuesto, lo aceptan, lo conviertes en proforma o factura sin volver a escribir nada. Abre el presupuesto aceptado → icono Convertir → elige el tipo destino. Todas las líneas, totales, cliente y notas se copian. El original queda marcado como Aceptado y mantiene el vínculo con el nuevo documento.
7. Plantillas PDF y branding
Workio incluye más de 100 plantillas PDF en cuatro categorías: Clásico, Moderno, Compacto, Coloreado. Elige una predeterminada por empresa; sobrescríbela por documento cuando quieras un aspecto distinto. En la vista previa PDF toca Cambiar estilo. El icono del candado marca las plantillas solo para Pro. Logo, firma, IBAN y enlaces de pago se toman del perfil de empresa — los cambios de branding se propagan automáticamente.
8. Firma del cliente
Para presupuestos y contratos, el cliente puede firmar directamente en la pantalla del teléfono. La imagen de la firma se incrusta en el PDF final. Abre el documento, toca Firmar, el cliente dibuja, tocas Guardar. El estado pasa a Firmado con fecha y hora. Es una confirmación electrónica simple — no es una firma eIDAS cualificada.
9. Pagos y recordatorios
Lleva el control de pagos parciales y totales contra cualquier documento con total. Abre el documento → Pagos → Nuevo pago: importe, fecha, método. Cuando la suma alcanza el total, Workio cambia automáticamente el estado a Pagado. Para facturas vencidas, crea un Recordatorio de pago — Workio rellena el cuerpo con número, importe y vencimiento originales.
11. Documentos recurrentes
Para facturas mensuales, pedidos recurrentes o albaranes semanales, configura una recurrencia. Workio creará un borrador nuevo con la cadencia configurada. Abre el documento que quieres repetir → icono Repetir → elige cadencia (semanal, mensual, anual) y fechas de inicio/fin. Cada borrador generado aparece en Home con la insignia 'Por recurrencia' para que lo revises antes de enviar.
12. Copia de seguridad y restauración
Workio guarda todo en tu teléfono. Para protegerte de pérdida o reseteo, usa la copia cifrada. Manualmente: Ajustes → Copia y restauración → Exportar, elige destino (Drive, Archivos, USB) y una contraseña fuerte. El backup es un único archivo .wbak — AES-256-GCM con clave derivada PBKDF2. Para restaurar: Ajustes → Importar, elige el .wbak, introduce la contraseña. Sin la contraseña no se puede recuperar el backup.
13. Workio Pro
El plan gratuito cubre el uso diario: 5 documentos al mes, 3 plantillas, compartir PDF local. Workio Pro (€11,99/año con 7 días de prueba) desbloquea: documentos ilimitados, más de 100 plantillas, enlaces cloud con firma online, copia EU cifrada, multi-empresa, sin marca de agua. Apunta desde Ajustes → Pasar a Pro. Cancela en cualquier momento desde Google Play — el acceso continúa hasta el fin del período pagado.
14. Privacidad y cuenta
Workio está diseñado local-first. Clientes, documentos y listas de precios viven solo en tu teléfono. El cloud Workio recibe lo mínimo necesario para las funciones cloud (email y nombre para iniciar sesión; estado del abono). Workio usa Google Sign-In — no hay cuenta de email/contraseña que recordar. Desde Ajustes → Cuenta puedes exportar tus datos o eliminar la cuenta. Si tienes un abono Pro activo, cancélalo en Google Play antes de eliminar la cuenta.
15. Preguntas frecuentes
¿Sustituye al asesor fiscal? No. Workio gestiona presupuestos, proformas, recordatorios, recibos, contratos, albaranes — la factura fiscal/legal sigue pasando por tu plataforma de e-invoicing. ¿Puedo usarlo en varios dispositivos? Sí, inicia sesión con la misma cuenta Google; restaura desde backup para copiar los datos. ¿Si cancelo Pro? Mantienes las funciones Pro hasta el final del período pagado. ¿El backup en la nube es seguro? Los blobs se cifran AES-256-GCM en tu teléfono antes de subirlos — sin tu contraseña nadie puede leerlos. Soporte: support@workio-app.com.