1. Asennus ja ensimmäinen käynnistys
Workio on ilmainen Android-sovellus. Asenna se Google Playsta ja avaa — ei tiliä, ei asennusohjattua. Salli ilmoitukset, jos haluat varmuuskopiomuistutuksia ja viikkokoosteita. Workio toimii offline-tilassa kaikissa ydintoiminnoissa.
2. Yritysprofiili
Ennen ensimmäisen dokumentin laatimista täytä yritysprofiili, joka näkyy jokaisessa PDF:ssä — nimi, osoite, ALV-numero, IBAN, logo. Avaa sivuvalikko → Yritykset → Uusi yritys. Valitse oletus PDF-tyyli (Klassinen, Moderni, Tiivis, Värillinen). Pro:lla hallitset useita yrityksiä.
3. Asiakkaat
Workio ylläpitää paikallista asiakasrekisteriä — nimi, osoite, ALV-numero, sähköposti, puhelin. Avaa Asiakkaat → Uusi asiakas, tai tuo puhelimen yhteystiedoista (valintaikkunassa valitset, mitkä kentät kopioidaan, olemassa olevia arvoja ei kirjoiteta yli).
4. Tuotteet ja palvelut
Tuotteet ja palvelut -luettelo on uudelleenkäytettävä rivilista — nimi, yksikköhinta, ALV-prosentti, valinnainen kategoria. Käytä sitä, jotta sinun ei tarvitse kirjoittaa samoja rivejä uudelleen jokaiseen dokumenttiin. Kun luot dokumentin, napauta jokaisen rivin luettelo-kuvaketta saadaksesi tallennetun tuotteen.
5. Luo dokumentti
Workio tukee 12 tyyppiä: tarjous, proforma, lasku (yleinen PDF), hyvityslasku, kuitti, maksumuistutus, sopimus, lähetyslista, tilaus, hinnasto, kuluraportti, tiliote. Aloitusnäytöllä napauta +, valitse tyyppi, laskutusyritys, asiakas, lisää rivit, napauta Esikatselu tai Jaa. Tärkeää: Workio luo ei-verollisia kaupallisia PDF-tiedostoja — ei vaatimustenmukaisia sähköisiä laskuja (Italian SdI, Ranskan Factur-X, Unkarin NAV jne.). Käytä siihen sähköistä laskutusalustaasi.
6. Tarjouksesta laskuun
Tyypillinen työnkulku: lähetät tarjouksen, se hyväksytään, muunnat sen proformaksi tai laskuksi ilman uudelleenkirjoittamista. Avaa hyväksytty tarjous → Muunna-kuvake → valitse kohdetyyppi. Kaikki rivit, summat, asiakas ja muistiinpanot kopioidaan. Alkuperäinen merkitään Hyväksytyksi ja säilyttää linkin uuteen dokumenttiin.
7. PDF-mallit ja brändäys
Workio sisältää yli 100 PDF-mallia neljässä kategoriassa: Klassinen, Moderni, Tiivis, Värillinen. Valitse oletusmalli per yritys; ohita se dokumenttikohtaisesti, kun haluat eri ulkoasun. PDF-esikatselussa napauta Vaihda tyyli. Lukko-kuvake merkitsee Pro-vain-mallit. Logo, allekirjoitus, IBAN ja maksulinkit haetaan yritysprofiilista — brändimuutokset etenevät automaattisesti.
8. Asiakkaan allekirjoitus
Tarjouksia ja sopimuksia varten asiakas voi allekirjoittaa suoraan näytöllä. Allekirjoituksen kuva upotetaan lopulliseen PDF:ään. Avaa dokumentti, napauta Allekirjoita, asiakas piirtää, sinä napautat Tallenna. Tila muuttuu Allekirjoitetuksi aikaleimalla. Se on yksinkertainen sähköinen vahvistus — ei pätevä eIDAS-allekirjoitus.
9. Maksut ja muistutukset
Seuraa osa- ja täysmaksuja kaikkien summallisten dokumenttien osalta. Avaa dokumentti → Maksut → Uusi maksu: summa, päivämäärä, tapa. Kun summa saavuttaa loppusumman, Workio vaihtaa tilan automaattisesti Maksettu-tilaan. Maksamattomiin laskuihin luo Maksumuistutus — Workio täyttää tekstin alkuperäisellä numerolla, summalla ja eräpäivällä.
11. Toistuvat dokumentit
Kuukausilaskuja, toistuvia tilauksia tai viikoittaisia lähetyslistoja varten määritä toistuvuus. Workio luo uuden luonnoksen määritetyllä rytmillä. Avaa toistettava dokumentti → Toista-kuvake → valitse rytmi (viikko, kuukausi, vuosi) ja alku-/loppupäivämäärä. Jokainen luotu luonnos näkyy Aloitusnäytöllä 'Toistuvuudesta' -merkillä, jotta voit tarkistaa sen ennen lähettämistä.
12. Varmuuskopio ja palautus
Workio tallentaa kaiken puhelimellesi. Suojaa itsesi katoamiselta tai tehdasasetusten palautukselta käyttämällä salattua varmuuskopiota. Manuaalisesti: Asetukset → Varmuuskopio ja palautus → Vie, valitse kohde (Drive, Tiedostot, USB) ja vahva salasana. Varmuuskopio on yksittäinen .wbak-tiedosto — AES-256-GCM PBKDF2-johdetulla avaimella. Palautus: Asetukset → Tuo, valitse .wbak, anna salasana. Ilman salasanaa varmuuskopiota ei voida palauttaa.
13. Workio Pro
Ilmaisversio kattaa päivittäisen käytön: 5 dokumenttia/kk, 3 mallia, paikallinen PDF-jako. Workio Pro (€12,99/v + 7 päivän kokeilu) avaa: rajattomat dokumentit, yli 100 mallia, pilvilinkit verkossa allekirjoituksella, salattu EU-varmuuskopio, monitoiminimi, ei vesileimaa. Tilaa kohdasta Asetukset → Päivitä Pro:hon. Peruuta milloin tahansa Google Playssa — pääsy jatkuu maksetun jakson loppuun asti.
14. Yksityisyys ja tili
Workio on suunniteltu paikallisuusperiaatteella. Asiakkaat, dokumentit ja hinnastot ovat vain puhelimellasi. Workion pilvi saa vain pilvitoimintojen vaatimat minimitiedot (sähköposti ja nimi kirjautumista varten; tilauksen tila). Workio käyttää Google Sign-In:iä — ei muistettavaa sähköposti/salasana-tiliä. Asetukset → Tili -valikosta voit viedä tietosi tai poistaa tilin. Jos sinulla on aktiivinen Pro-tilaus, peruuta se ensin Google Playssä.
15. Usein kysytyt
Korvaako se kirjanpitäjän? Ei. Workio käsittelee tarjouksia, proforma-laskuja, muistutuksia, kuitteja, sopimuksia, lähetyslistoja — verotuksellinen/juridinen lasku menee edelleen sähköisen laskutusalustasi kautta. Useilla laitteilla? Kyllä, kirjaudu samalla Google-tilillä; palauta varmuuskopiosta tietojen kopioimiseksi. Jos peruutan Pro:n? Säilytät Pro-toiminnot maksetun jakson loppuun asti. Onko pilvivarmuuskopio turvallinen? Blobit salataan AES-256-GCM:llä puhelimellasi — ilman salasanaasi kukaan ei voi lukea niitä. Tuki: support@workio-app.com.