1. Instalacija i prvo pokretanje
Workio je besplatna Android aplikacija. Instaliraj je s Google Playa i otvori — bez računa, bez čarobnjaka za postavljanje. Dopusti obavijesti ako želiš podsjetnike za sigurnosne kopije i tjedne sažetke. Workio radi offline za sve osnovne funkcije.
2. Profil tvrtke
Prije izdavanja prvog dokumenta ispuni profil tvrtke koji će se pojaviti na svakom PDF-u — naziv, adresa, OIB, IBAN, logotip. Otvori bočni izbornik → Tvrtke → Nova tvrtka. Odaberi zadani PDF stil (Klasični, Moderni, Kompaktni, Obojeni). S Pro upravljaš s više tvrtki.
3. Klijenti
Workio vodi lokalni imenik klijenata — ime, adresa, OIB, e-pošta, telefon. Otvori Klijenti → Novi klijent, ili uvezi iz kontakata telefona (dijaloški okvir omogućuje odabir polja za kopiranje bez prepisivanja postojećih vrijednosti).
4. Proizvodi i usluge
Katalog Proizvodi i usluge je popis koji se može više puta koristiti — naziv, jedinična cijena, PDV stopa, izborna kategorija. Koristi ga da ne moraš ponovno upisivati iste stavke u svakom dokumentu. Pri stvaranju dokumenta dodirni ikonu kataloga na svakom retku da preuzmeš spremljenu stavku.
5. Stvori dokument
Workio podržava 12 tipova: ponuda, proforma, račun (generički PDF), knjižno odobrenje, potvrda, opomena, ugovor, otpremnica, narudžba, cjenik, putni nalog, izvadak. Na početnoj zaslon dodirni +, odaberi tip, izdavatelja, klijenta, dodaj retke, dodirni Pregled ili Podijeli. Važno: Workio stvara neporezne komercijalne PDF-ove — NE generira usklađene e-račune (talijanski SdI, francuski Factur-X, mađarski NAV itd.). Za to koristi svoju platformu za e-fakturiranje.
6. Od ponude do računa
Tipičan tijek: pošalješ ponudu, prihvati se, pretvoriš je u proformu ili račun bez ponovnog upisivanja. Otvori prihvaćenu ponudu → ikona Pretvori → odaberi ciljni tip. Svi reci, ukupni iznosi, klijent i bilješke se kopiraju. Original je označen kao Prihvaćeno i zadržava poveznicu s novim dokumentom.
7. PDF predlošci i branding
Workio uključuje više od 100 PDF predložaka u četiri kategorije: Klasični, Moderni, Kompaktni, Obojeni. Odaberi zadani po tvrtki; nadjačaj po dokumentu kad želiš drugačiji izgled. U pregledu PDF-a dodirni Promijeni stil. Ikona lokota označava predloške samo za Pro. Logotip, potpis, IBAN i poveznice za plaćanje preuzimaju se iz profila tvrtke — promjene brandinga automatski se primjenjuju.
8. Potpis klijenta
Za ponude i ugovore klijent može potpisati izravno na zaslonu. Slika potpisa ugrađuje se u konačni PDF. Otvori dokument, dodirni Potpiši, klijent crta, ti dodirneš Spremi. Status prelazi u Potpisano s vremenskom oznakom. Riječ je o jednostavnoj elektroničkoj potvrdi — nije kvalificirani eIDAS potpis.
9. Plaćanja i podsjetnici
Prati djelomična i ukupna plaćanja za svaki dokument s ukupnim iznosom. Otvori dokument → Plaćanja → Novo plaćanje: iznos, datum, način. Kad zbroj dosegne ukupno, Workio automatski mijenja status u Plaćeno. Za nepodmirene račune stvori Opomenu plaćanja — Workio popunjava tekst izvornim brojem, iznosom i dospijećem.
11. Ponavljajući dokumenti
Za mjesečne račune, ponavljajuće narudžbe ili tjedne otpremnice postavi ponavljanje. Workio će stvoriti novi nacrt u postavljenoj kadenci. Otvori dokument za ponavljanje → ikona Ponovi → odaberi kadencu (tjedno, mjesečno, godišnje) i datume početka/kraja. Svaki generirani nacrt pojavljuje se na početnoj zaslon s oznakom 'Iz ponavljanja' kako bi ga pregledao prije slanja.
12. Sigurnosna kopija i vraćanje
Workio sprema sve na tvom telefonu. Zaštiti se od gubitka ili tvorničkog resetiranja šifriranom sigurnosnom kopijom. Ručno: Postavke → Sigurnosna kopija i vraćanje → Izvoz, odaberi odredište (Drive, Datoteke, USB) i jaku lozinku. Sigurnosna kopija je jedna datoteka .wbak — AES-256-GCM s ključem izvedenim PBKDF2. Vraćanje: Postavke → Uvoz, odaberi .wbak, unesi lozinku. Bez lozinke sigurnosnu kopiju nije moguće vratiti.
13. Workio Pro
Besplatni plan pokriva svakodnevnu upotrebu: 5 dokumenata/mjesec, 3 predloška, lokalno dijeljenje PDF-a. Workio Pro (€11,99/god uz 7 dana probnog razdoblja) otključava: neograničene dokumente, više od 100 predložaka, oblačne poveznice s online potpisom, šifriranu EU sigurnosnu kopiju, multi-tvrtku, bez vodenog žiga. Pretplati se u Postavke → Nadogradi na Pro. Otkaži bilo kada u Google Playu — pristup traje do kraja plaćenog razdoblja.
14. Privatnost i račun
Workio je dizajniran lokalno-prvo. Klijenti, dokumenti i cjenici žive samo na tvom telefonu. Workio oblak dobiva samo ono što je potrebno za oblačne značajke (e-pošta i ime za prijavu; status pretplate). Workio koristi Google Sign-In — bez e-pošta/lozinka računa za pamtiti. U Postavke → Račun možeš izvesti svoje podatke ili izbrisati račun. Ako imaš aktivnu Pro pretplatu, prvo je otkaži u Google Playu.
15. Često postavljana pitanja
Zamjenjuje li knjigovođu? Ne. Workio upravlja ponudama, proformama, opomenama, potvrdama, ugovorima, otpremnicama — porezni/pravni račun i dalje ide preko tvoje platforme za e-fakturiranje. Na više uređaja? Da, prijavi se istim Google računom; vrati iz sigurnosne kopije za kopiranje podataka. Ako otkažem Pro? Pro značajke zadržavaš do kraja plaćenog razdoblja. Je li sigurnosna kopija u oblaku sigurna? Blobovi se šifriraju AES-256-GCM na tvom telefonu — bez tvoje lozinke nitko ih ne može pročitati. Podrška: support@workio-app.com.