1. Installation & erster Start
Workio ist eine kostenlose Android-App. Installiere sie aus Google Play und öffne sie — kein Konto, kein Einrichtungsassistent. Erlaube Benachrichtigungen, wenn du Backup-Erinnerungen und Wochenübersichten möchtest. Workio läuft für alle Kernfunktionen offline.
2. Firmenprofil
Bevor du dein erstes Dokument ausstellst, fülle das Firmenprofil aus, das auf jedem PDF erscheint — Name, Adresse, USt-IdNr, IBAN, Logo. Öffne das Seitenmenü → Unternehmen → Neues Unternehmen. Wähle den Standard-PDF-Stil (Klassisch, Modern, Kompakt, Farbig). Mit Pro kannst du mehrere Unternehmen verwalten.
3. Kunden
Workio führt eine lokale Kundenliste — Name, Adresse, USt-IdNr, E-Mail, Telefon. Öffne Kunden → Neuer Kunde oder importiere aus den Telefonkontakten (im Dialog wählst du, welche Felder kopiert werden — vorhandene Werte bleiben unverändert).
4. Produkte & Dienstleistungen
Der Katalog Produkte & Dienstleistungen ist eine wiederverwendbare Liste — Name, Stückpreis, USt-Satz, optionale Kategorie. Verwende ihn, um die gleichen Zeilen nicht in jedem Dokument neu zu schreiben. Beim Erstellen eines Dokuments tippst du auf das Katalog-Symbol jeder Zeile, um den gespeicherten Artikel zu übernehmen.
5. Dokument erstellen
Workio unterstützt 12 Typen: Angebot, Proforma, Rechnung (generisches PDF), Gutschrift, Quittung, Mahnung, Vertrag, Lieferschein, Bestellung, Preisliste, Spesenabrechnung, Kontoauszug. Tippe in der Startansicht auf +, wähle den Typ, das emittierende Unternehmen, den Kunden, füge Zeilen hinzu, tippe auf Vorschau oder Teilen. Wichtig: Workio erstellt nicht-fiskalische PDFs — KEINE konformen E-Rechnungen (italienisches SdI, französisches Factur-X, ungarisches NAV usw.). Nutze dafür deine E-Invoicing-Plattform.
6. Vom Angebot zur Rechnung
Typischer Workflow: Du sendest ein Angebot, es wird akzeptiert, du wandelst es in eine Proforma oder Rechnung um, ohne etwas neu einzugeben. Öffne das akzeptierte Angebot → Symbol Umwandeln → Zieltyp wählen. Alle Zeilen, Summen, Kunde und Notizen werden übernommen. Das Original wird als Akzeptiert markiert und behält die Verknüpfung mit dem neuen Dokument.
7. PDF-Vorlagen & Branding
Workio bietet über 100 PDF-Vorlagen in vier Kategorien: Klassisch, Modern, Kompakt, Farbig. Wähle eine Standardvorlage pro Unternehmen; überschreibe sie pro Dokument, wenn du ein anderes Aussehen möchtest. Tippe in der PDF-Vorschau auf Stil ändern. Das Schloss-Symbol markiert Pro-exklusive Vorlagen. Logo, Signatur, IBAN und Zahlungslinks werden aus dem Firmenprofil übernommen — Branding-Änderungen werden automatisch propagiert.
8. Kundensignatur
Für Angebote und Verträge kann der Kunde direkt auf dem Bildschirm unterschreiben. Das Signaturbild wird in das endgültige PDF eingebettet. Öffne das Dokument, tippe auf Unterschreiben, der Kunde zeichnet, du tippst auf Speichern. Der Status wechselt zu Unterschrieben mit Zeitstempel. Es ist eine einfache elektronische Bestätigung — keine qualifizierte eIDAS-Signatur.
9. Zahlungen und Mahnungen
Verfolge Teilzahlungen und vollständige Zahlungen für jedes Dokument mit Summe. Öffne das Dokument → Zahlungen → Neue Zahlung: Betrag, Datum, Methode. Wenn die Summe den Gesamtbetrag erreicht, ändert Workio den Status automatisch auf Bezahlt. Für überfällige Rechnungen erstellst du eine Zahlungsmahnung — Workio füllt den Text mit Nummer, Betrag und Originalfälligkeit aus.
11. Wiederkehrende Dokumente
Für monatliche Rechnungen, wiederkehrende Bestellungen oder wöchentliche Lieferscheine richtest du eine Wiederholung ein. Workio erstellt einen neuen Entwurf in der konfigurierten Kadenz. Öffne das zu wiederholende Dokument → Symbol Wiederholen → wähle Kadenz (wöchentlich, monatlich, jährlich) und Start-/Enddatum. Jeder generierte Entwurf erscheint in der Startansicht mit dem Hinweis 'Aus Wiederholung', damit du ihn vor dem Versand prüfen kannst.
12. Backup und Wiederherstellung
Workio speichert alles auf deinem Telefon. Um dich vor Verlust oder Werksreset zu schützen, verwende das verschlüsselte Backup. Manuell: Einstellungen → Backup & Wiederherstellung → Exportieren, wähle Ziel (Drive, Dateien, USB) und ein starkes Passwort. Das Backup ist eine einzelne .wbak-Datei — AES-256-GCM mit PBKDF2-abgeleitetem Schlüssel. Wiederherstellen: Einstellungen → Importieren, wähle die .wbak, gib das Passwort ein. Ohne Passwort kann das Backup nicht wiederhergestellt werden.
13. Workio Pro
Der kostenlose Tarif deckt den täglichen Gebrauch ab: 5 Dokumente/Monat, 3 Vorlagen, lokales PDF-Teilen. Workio Pro (€11,99/Jahr mit 7-tägiger Testphase) schaltet frei: unbegrenzte Dokumente, über 100 Vorlagen, Cloud-Links mit Online-Signatur, verschlüsseltes EU-Backup, Multi-Brand, kein Wasserzeichen. Abonniere in Einstellungen → Upgrade auf Pro. Jederzeit in Google Play kündigen — der Zugriff bleibt bis zum Ende des bezahlten Zeitraums.
14. Datenschutz und Konto
Workio ist lokal-zuerst entworfen. Kunden, Dokumente und Preislisten leben nur auf deinem Telefon. Die Workio-Cloud erhält nur das Nötigste für Cloud-Funktionen (E-Mail und Name zum Anmelden; Abo-Status). Workio nutzt Google Sign-In — kein E-Mail/Passwort-Konto zum Merken. In Einstellungen → Konto kannst du deine Daten exportieren oder das Konto löschen. Falls du ein aktives Pro-Abo hast, kündige es vorher in Google Play.
15. Häufig gestellte Fragen
Ersetzt es den Steuerberater? Nein. Workio verwaltet Angebote, Proformas, Mahnungen, Quittungen, Verträge, Lieferscheine — die steuerliche/rechtliche Rechnung läuft weiter über deine E-Invoicing-Plattform. Auf mehreren Geräten nutzbar? Ja, melde dich mit demselben Google-Konto an; aus Backup wiederherstellen, um die Daten zu übertragen. Bei Pro-Kündigung? Du behältst Pro bis zum Ende des bezahlten Zeitraums. Ist das Cloud-Backup sicher? Blobs werden AES-256-GCM auf deinem Telefon verschlüsselt — ohne dein Passwort kann niemand sie lesen. Support: support@workio-app.com.