Sollecito di pagamento: modello e tono giusto
Il sollecito serve a farsi pagare, non a sfogarsi. I solleciti che funzionano sono brevi, citano numeri precisi, propongono un'azione concreta e mantengono aperto il rapporto. La progressione conta più del tono: primo promemoria gentile, secondo fermo, terzo con conseguenze indicate.
Cosa deve contenere
- Il riferimento esatto: numero fattura, data, importo, scadenza superata.
- I giorni di ritardo maturati, calcolati sulla scadenza indicata in fattura.
- L'importo ancora dovuto, al netto di eventuali acconti già ricevuti.
- Le coordinate di pagamento ripetute, per eliminare ogni attrito.
- Una nuova data entro cui ti aspetti il pagamento.
- Un contatto diretto per segnalare contestazioni o chiedere una dilazione.
Errori che vediamo più spesso
- Scrivere "risulta non pagata" senza indicare quale fattura: il cliente non sa cosa cercare.
- Minacciare azioni legali al primo promemoria: brucia il rapporto per un ritardo di tre giorni.
- Non aggiornare l'importo dopo un acconto parziale.
- Mandare il sollecito all'indirizzo commerciale invece che all'amministrazione.
- Non tenere traccia dei solleciti inviati, e mandarne due uguali a distanza di un giorno.
Struttura tipo
| Oggetto | Sollecito di pagamento — fattura 2026/112 |
| Riferimento | Fattura n. 2026/112 del 11/09/2026, scadenza 11/10/2026 |
| Situazione | Importo dovuto € 1.220,00 — 18 giorni di ritardo |
| Richiesta | Pagamento entro il 05/11/2026 |
| Pagamento | IBAN e causale da usare |
| Chiusura | Contatto diretto per chiarimenti |
Domande frequenti
Dopo quanti giorni si manda il primo sollecito?
Da 5 a 10 giorni dopo la scadenza, con tono neutro: molti ritardi sono semplici disguidi. Il secondo a 20-30 giorni, più fermo; il terzo indica le conseguenze e di solito arriva via canale tracciabile.
Posso chiedere interessi di mora?
In molti ordinamenti sì, entro limiti stabiliti per legge o per contratto. Workio non li calcola automaticamente: se intendi applicarli, aggiungili come riga e verifica le regole del tuo paese.
Meglio email o PDF allegato?
Entrambi: il testo dell'email rende immediata la richiesta, il PDF dà al reparto amministrativo un documento da protocollare. Workio genera il PDF e lo condivide dal telefono.
Come tengo traccia di cosa è stato pagato?
Workio registra i pagamenti anche parziali sul documento e ricalcola il residuo, così il sollecito riporta sempre l'importo davvero dovuto.