Estratto conto cliente: come si compila
L'estratto conto riepiloga la posizione di un cliente a una certa data: cosa è stato fatturato, cosa è stato pagato, cosa resta aperto. È il documento più efficace per sbloccare i pagamenti fermi, perché mette il cliente davanti al quadro completo invece che a una fattura singola.
Cosa deve contenere
- La data di riferimento: "situazione al", perché il saldo cambia ogni giorno.
- Il cliente e il periodo coperto.
- Una riga per documento: data, numero, tipo, importo, scadenza.
- Gli incassi registrati, con data e importo, sottratti nella stessa sequenza.
- Il saldo progressivo e il totale dovuto alla data.
- Lo scaduto suddiviso per fasce (a scadere, 1-30, 31-60, oltre 60 giorni).
- Le coordinate per il pagamento e un contatto per le contestazioni.
Errori che vediamo più spesso
- Non indicare la data di riferimento: il saldo diventa incontestabile solo a parole.
- Mostrare solo le fatture e non gli incassi: il cliente non riconosce il totale.
- Includere documenti non fiscali e fatture nello stesso conteggio senza distinguerli.
- Mandarlo solo quando si è arrabbiati: inviato con regolarità, previene il ritardo.
Struttura tipo
| Intestazione | Cliente — situazione al 11/09/2026 |
| Movimenti | Data · Documento · Tipo · Importo · Scadenza |
| Incassi | Data · Importo · Riferimento |
| Saldo | Progressivo e totale dovuto |
| Scaduto | A scadere · 1-30 · 31-60 · oltre 60 |
| Pagamento | IBAN e causale |
Domande frequenti
Ogni quanto conviene mandarlo?
Mensilmente ai clienti con più documenti aperti, e sempre prima di un sollecito formale. La regolarità lo trasforma da atto di forza in normale amministrazione.
Va incluso anche il non scaduto?
Sì, tenuto separato. Il cliente vede l'esposizione complessiva e può programmare, e tu eviti la telefonata "ma quella non era ancora scaduta".
Come lo costruisco se non ho un gestionale?
Workio tiene traccia dei documenti emessi e dei pagamenti registrati per cliente, quindi l'estratto conto si compone dai dati che hai già inserito.
Ha valore di messa in mora?
No, di per sé è un riepilogo informativo. La messa in mora è un atto formale con requisiti propri: l'estratto conto la precede e spesso la rende inutile.