Modello di preventivo: cosa scriverci e come farlo in PDF
Il preventivo non è un documento fiscale: è un'offerta. Proprio per questo il suo valore sta nella chiarezza — cosa è incluso, cosa non lo è, entro quando vale e come si accetta. Un preventivo scritto bene riduce le trattative, le sorprese e i solleciti futuri.
Cosa deve contenere
- I tuoi dati completi: ragione sociale, indirizzo, partita IVA o codice fiscale, contatti.
- I dati del cliente, scritti come li useresti in fattura: un preventivo accettato diventa spesso il documento da convertire.
- Un numero e una data. Servono a te per ritrovarlo e al cliente per citarlo.
- Le righe di dettaglio: descrizione, quantità, prezzo unitario, eventuale sconto, aliquota IVA.
- Imponibile, IVA e totale separati. Un totale unico senza scomposizione genera domande.
- La data di validità ("valido fino al"). Senza scadenza un preventivo resta aperto per sempre.
- Condizioni di pagamento, tempi di consegna e cosa è escluso dall'offerta.
- Uno spazio per l'accettazione: firma, data o un semplice "per accettazione".
Errori che vediamo più spesso
- Nessuna data di scadenza: sei vincolato al prezzo di sei mesi fa quando i costi sono cambiati.
- Descrizioni generiche ("lavori vari"). Sono la causa numero uno delle contestazioni a fine lavoro.
- Dimenticare cosa NON è incluso: trasferta, smaltimento, materiali speciali, seconda revisione.
- Non indicare i tempi di consegna, poi doverli concordare a voce quando il cliente ha già accettato.
- Inviare un file modificabile: il cliente può cambiare i numeri prima di rigirarlo a un terzo.
Struttura tipo
| Intestazione | Il tuo logo, ragione sociale, P.IVA, contatti |
| Destinatario | Nome cliente, indirizzo, P.IVA / CF |
| Riferimenti | Preventivo n. 2026/014 — 11/09/2026 — valido fino al 11/10/2026 |
| Oggetto | Una riga che dice di cosa si tratta |
| Righe | Descrizione · Q.tà · Prezzo · Sconto · IVA · Totale riga |
| Totali | Imponibile · IVA · Totale documento |
| Condizioni | Pagamento, tempi, esclusioni, validità |
| Accettazione | Data e firma del cliente |
Domande frequenti
Un preventivo è vincolante?
Finché non viene accettato è una proposta. Una volta accettato per iscritto diventa un accordo tra le parti sul contenuto e sul prezzo indicati: è per questo che conviene scrivere con precisione validità, esclusioni e tempi.
Va messa l'IVA nel preventivo?
Sì, se sei soggetto IVA: indicare imponibile e imposta separati evita che il cliente confronti il tuo totale lordo con un totale netto di un concorrente. Se applichi un regime senza addebito d'imposta, scrivilo esplicitamente in calce.
Quanto deve durare la validità?
Dipende dalla volatilità dei tuoi costi. Trenta giorni è lo standard per i servizi; per i lavori con materiali soggetti a rincari sono più prudenti 15 giorni, indicando che oltre quella data il prezzo va riconfermato.
Come faccio firmare un preventivo a distanza?
Con Workio Pro generi un link condivisibile: il cliente apre il PDF dal browser, firma sul touchscreen e tu ricevi una notifica con data e ora dell'accettazione. È una firma elettronica semplice, adatta agli accordi commerciali.